Selasa, 15 Desember 2009

management arsip

pengertian arsip : suatu media untuk difiling dan memiliki manfaat sekarang dan dimasa yang akan datang.
Filing berbeda dengan tumpukan. Filing itu memiliki manfaat yang berlaku sekarang ataupun yang akan datang. Kemudian filing memiliki tempat untuk penyimpanan.

Sejarah Filing

Arsip pertama kali ditemukan pada tahun 3000SM oleh pemerintah Mesir dalam bentuk papirus. Di Yunani kuno ditemukan pertama kali dalam bentuk daun, kulit batang, batu, dll.
Kata file sendiri bermula dari " filum ", bahasa Romawi, yang berarti " kaitan ( thread ) "

Diindonesia sendiri, filling sistem modern ditemukan pertama kali pada tahun 1931 pada saat penerbitan kereta api, oleh pemeritahan belanda.

Arsip mencakup :
1. Penciptaan
2. Penggunaan
3. Penyimpanan
4.Pemindahan
5. Pemusnahan

Klasifikasi Arsip :
1. K.Alphabetis : Pengklasifikasian berdasarkan abjad, biasanya dilakukan pada perusahaan kecil atau perorangan.
2. K. Numerik : Pengklasifikasian berdasarkan nomor, biasanya bersifat rahasia, dan dibutuhkan sistem monitoring yang baik,karena terdapat kelemahan yaitu " lupa ".
3. K. Subyek : Biasanya dipakai untuk nama proyek atau topik-topik tertentu.dan biasanya dikombinasi dengan K.alphabetis
4. K. Geology : Pengklasifikasian berdasarkan wilayah & nama daerah,biasanya dikombinasi dengan K.alphabetis.
5. K. Kronologis : Pengklasifikasian berdasarkan urutan tanggal, bulan, tahun. biasanya hanya penampungan sementara, yang nantinya akan diklasifikasikan ke klasifikasi yang lain.
6. Cross Section: Percampuran dari beberapa klasifikasi.

Apapun jenis arsip yang digunakan yang terpenting adalah jangan " malas " dan konsistensinya dalam memanagement arsip.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar